כיצד תוכנת ניהול הוצאות עוזרת לשלוט בעלויות הנסיעה?

תוכנה זו מסייעת בניהול כל הוצאות העובדים, כגון הוצאת ארוחות עסקיות כדי להוציא לקוח לארוחת ערב, או טיסה מוקדמת בבוקר כדי להגיע לעבודה. עם כל כך הרבה חברות שעובדים נוסעים מדי יום, יש מספיק בזבוז בנסיעות מבלי להוסיף עוד יותר לשורה התחתונה על ידי ניהול הוצאות לא יעיל. אם אתה מוציא כסף על תוכנה לניהול הוצאות נסיעות, זה יעזור לך לנהל את נסיעות החברה שלך ולהפחית את העלות. לחשבונות נסיעות עסקיות יש כל כך הרבה קטגוריות לבחירה, כגון דוחות הוצאות לעובדים בודדים, דוחות הוצאות עבור החברה כולה, או אם אתה צריך לעקוב אחר הוצאות הנסיעות של החברה לצורכי חיוב. דוחות הוצאות עוזרים לך לנהל ולנטר את הוצאות הנסיעות והקילומטראז' של העובדים.

כשאתה משתמש בתוכנת ניהול הוצאות לעסקים קטנים, אתה רוצה לוודא שאתה מקבל את כל המידע בשליטתך. דוחות ההוצאות צריכים לכלול הכל מתאריך רכישת הפריט, ועד מי הזמין אותו, מהו הפריט, הערך המדויק בדולר ותאריך המשלוח. זה מקל עליך לקבוע מהיכן הגיעו הוצאות עודף. מעקב אחר פריטים אלה יאפשר לך לחסל או להפחית במהירות הוצאות בזבזניות על מנת לוודא שאתה רק מפנה את ההון של החברה שלך למה שצריך.

חנויות מסחר אלקטרוני משתמשות לעתים קרובות בתוכנת ניהול הוצאות מבוססת ענן לארגון טוב יותר. ניהול מבוסס ענן מבטל הרבה מהטרדות הכרוכות בשימוש בבדיקות נייר. עם מסחר אלקטרוני, לעסק יש את היכולת להדפיס קבלות משלו לאחר שקיבלו אישור מהלקוח. במקום ללכת לקופאי המקומי שלך כדי לקבל צ'ק, הלקוח ממלא הזמנה אלקטרונית באתר האינטרנט שלך ושולח אותה דרך שער תשלום אליך. לאחר עיבוד ההזמנה, אתה מדפיס את הקבלה, מצרף אותה לחשבונית ושולח ללקוח שלך. לעולם לא תצטרך להדפיס צ'ק שוב.

עסקים קטנים יכולים להפיק תועלת רבה גם מתוכנה לניהול הוצאות. ניתן לגשת למדיניות החברה שלך דרך חיבור מאובטח מרחוק, המאפשר לך לזהות במהירות כל מידע שגוי, חלקי או ישן. לאחר מכן תוכל לנקוט בפעולה כדי לתקן אותם, מה שיפחית את זמן העובדים המיותר שהיה מושקע בחיפוש אחר נתונים שאבדו. ניתן גם לנטר מדיניות הוצאות מרחוק מהמשרד או מהבית שלך, אם תבחר להשתמש בשירות מבוסס אינטרנט.

סוג נוסף של תוכנות לניהול הוצאות נקרא ניהול החזרי הוצאות. עם ניהול החזר הוצאות, אתה יכול לקבוע בדיוק כמה העובדים שלך זכאים לתבוע על פי מדיניות החברה שלך ולאחר מכן לקבוע כמה אתה צריך להחזיר לעובדים שלך עבור כל תביעה שהם מגישים. זוהי דרך מצוינת להבטיח שאינך מבזבז כסף על סכומי תביעה מופרזים או תביעות מופרזות של עובדים. עובדים שמקבלים מידע החזר מפורט מפוליסת החזר ההוצאות שלך לרוב טוענים פחות ממה שהם עשויים לקבל אחרת. אם יש לכם פוליסה מדויקת, תגלו גם שפחות עובדים יקבלו חופש מבלי לברר קודם כמה הם יקבלו במסגרת הפוליסה שלכם.

לפעמים, חברות עשויות להזדקק לפתרון תוכנה לניהול הוצאות שיעזור להן לנהל את הוצאות הנסיעה. כאשר עובד נוסע מחוץ לחברה למטרות עסקיות, יכולים להיות דוחות הוצאות נפרדים עבור הנסיעות האישיות והנסיעות העסקיות של העובד. לדוגמה, אם עובד משתמש ברכב משלו לנסיעות עסקים, אך מחזיר את ההוצאה בעבודה, זה עשוי להיראות כאילו העובד מחזיר את הנסיעות באופן אישי, כאשר למעשה, החברה שלו משלמת עבור אותה נסיעה. פתרון לניהול הוצאות יכול לעזור לך לנהל את הוצאות הנסיעות מסוג זה בצורה שתבטיח שהחברה שלך משלמת רק על מה שהיא שווה. אתה יכול להתאים את הפוליסה שלך כך שהיא תשלם רק עבור הוצאה בפועל, תבטל כל עמלות 'בלאי' ותספק פירוט שורה אחר שורה כדי שתוכל לקבוע איזו תביעה של עובד זכאית ואיזו לא. זה יכול לעזור להבטיח שתוציא את הכסף של החברה שלך בחוכמה כאשר מדובר בנסיעות.

יש הרבה היבטים שונים ניהול הוצאות של נתונים באופן כללי. עסקים קטנים צריכים לעקוב אחר הוצאות רבות יותר מאשר עסקים גדולים יותר, ומכיוון שרוב העסקים הקטנים הם בדרך כלל פעילויות בבעלות משפחתית, זה יכול להיות קשה להשקיע את הזמן הדרוש לניהול יעיל של רישומי עובדים. כאשר אתה משתמש בפתרון תוכנה לניהול הוצאות, אתה יכול לייעל את תהליך שמירת הרישומים ולמנוע את השגיאות הנלוות לשמירה ידנית. אתה יכול גם להשתמש בתוכנה כדי להפיק דוחות המאפשרים לך לעקוב אחר ההוצאות של כל עובד ולשמור על כל הרישומים שלך מסודרים. אם יש לך שאלות לגבי האופן שבו העסק הקטן שלך יכול להפיק תועלת משימוש בתוכנת ניהול הוצאות, פנה לספק פתרונות עוד היום.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.