שנה חדשה, עשור חדש, תוכנת כוח אדם חדשה: חלק 2

ברוך שובך לחלק השני של "שנה חדשה, עשור חדש, תוכנת כוח אדם חדשה!" אם אתה קורא מאמר זה, יתכן שתפסתם את חלק 1 שדן כיצד להתחיל בחיפוש אחר תוכנת כוח אדם חדשה. חלק 2 יצלול לשאלות שאסור להתעלם מהן, ממה להימנע בעת צמצום החיפוש וכיצד לתכנן יישום חלק.

שאלות שאסור להתעלם מהן

בשלבי ההתחלה של החיפוש שלך, אתה מדגים ובודק באילו תוכנות יש את פריטי ה"חובה שלך ". אתה מסתכל על זרימת העבודה הכוללת, הפריסה, הדמיין את עצמך באמצעות התוכנה ועוד. ישנם שני גורמים חשובים שאף מתעלמים מהם בהערכת פתרונות תוכנה: אבטחה ותמיכה.

בִּטָחוֹן

פעמים רבות מתעלמים מהאבטחה בעת הערכת פתרונות תוכנה. חובה מוחלטת לשאול את ספק התוכנה כיצד היא תאבטח את הנתונים שלך. הטעות הגדולה ביותר היא לְהַנִיחַ הנתונים שלך בטוחים. לעולם אל תניח! ספקי תוכנה משקיעים ברבדי אבטחה שונים. אתה מסכן את חברת כוח האדם שלך להפרה אם לא תשאל את השאלות המרכזיות האלה לפני שתחתום על הקו המנוקד:

  • היכן מאוחסנים הנתונים שלך ובאיזה מרכז נתונים של רמה הם מאוחסנים? מרכזי הנתונים ברמה 3 ו -4 מספקים את האבטחה הגבוהה ביותר.
  • האם הנתונים מאוחסנים במספר מרכזי נתונים?
  • מי מנהל את מרכז הנתונים ובאיזו תדירות מגבים את הנתונים שלך?
  • האם מרכז הנתונים מוסמך/מבוקר?
  • באיזה סוג של תוכנות אנטי וירוס/תוכנות זדוניות הם משתמשים?

אם אבטחת הנתונים היא שפה זרה עבורך (כפי שהיא עבור רובנו), אני ממליץ לבצע מחקר על תוכנת Data Center ותוכנות אנטי וירוס/תוכנות זדוניות שיעזרו לך בשאלות אלו.

תמיכה

כמו כל פתרון טכנולוגי, תמיכת לקוחות טובה היא קריטית בין אם עליך להושיט יד הרבה או רק מדי פעם. תוכנת כוח אדם משלימה את המשימות היומיומיות שלך והיא חיונית לזרימת העבודה שלך. אם יש לך בעיה או שאלה, חשוב שתוכל ליצור קשר עם התמיכה בקלות ולשמוע בזמן. בסופו של יום, אתה מחפש א בת זוג שיהיה קל לעבוד איתו והתמיכה היא מרכיב גדול בזה. תמיכה גרועה תעשה את חוויית המשתמש כולה אומללה. אז איך תדעו אם אתם יוצרים שותפות טובה?

להלן שאלות מרכזיות שיש לשאול:

  • האם התמיכה כלולה בחוזה שלך?
  • כמה מהר אתה שומע תגובה חזרה?
  • האם עליך לרשום כרטיס לפני שאתה מדבר עם מישהו?
  • האם התמיכה זמינה 24/7?
  • האם אתה מקבל אדם או רובוט כאשר אתה מתקשר?
  • האם יש הדרכה ומשאבים אחרים שיעזרו לך ללמוד את התוכנה?

ממה כדאי להימנע בעת צמצום החיפוש

אל תסתפק בזול ותמנע מעלויות נסתרות

למרות שכולם אוהבים לחסוך כסף, אל תתפשרו עם פתרון רק כי זו האפשרות הזולה ביותר. תוכנה חדשה היא שינוי גדול ולכן אתה רוצה לוודא שאתה הולך עם מוצר איכותי שיעזור לעסק שלך לצמוח. הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא להסתפק באפשרות זולה ולאחר מכן לעבור את התהליך מחדש.

הנסיבה הנוספת ממנה אתה רוצה להימנע היא תשלום על עלויות נסתרות. הפתרון עשוי להיות זול יותר מראש, אך האם יש עלויות שתצטרכו לשלם במהלך המנוי שלכם? אם יש עמלות אחרות שאתה משלם במהלך המנוי שלך, כל זה יכול להגיע לאותו המחיר ברגע שנאמר ונעשה. כמו כן, היזהר מכל מבצעים גדולים שאתה מקבל. אם הם מוסרים את המוצרים והשירותים שלהם, תוך שהם מציעים שירות מעולה, מה התפיסה?

בחירת פתרון שאינו יעיל

כשאתה בוחר תוכנה חדשה, אתה רוצה שהפתרון יעיל את התהליכים שלך ויעזור לפתח את העסק שלך. בחינת פתרון שהוא גם CRM/ATS ומשולב עם משרדך האחורי ועם פורטלי האינטרנט יעזור לייעל את התהליכים שלך. אין צורך לעבור בין תוכניות מרובות. פתרון All-in-One יחסל רישומי נתונים מרובים, יוריד את הסיכון לאבד נתונים ויעזור לך לקבל גישה לדוחות "תמונה גדולה" להחלטות עסקיות קריטיות. הימנע מכאבי ראש ומכשולים שיש לך מספר פתרונות.

איך מתכננים יישום חלק?

שאלת את כל השאלות הנכונות, קיבלת הפניות, חלמת על התוכנה החדשה וחתמת על החוזה. מה הלאה? מתכננים יישום חלק! יש כמה דברים שאתה רוצה לוודא שאתה עושה כדי לאפשר מעבר חלק. למרות שזה אולי נראה כאילו החלק הקשה הסתיים, יישום התוכנה הוא השלב האחרון, אך הקריטי ביותר.

ראשית, יהיה עליך להחליט אילו נתונים אתה מביא לתוכנה החדשה. רוב הסיכויים שיש לך נתונים ישנים/גרועים שאין צורך להביא אותם. תביא רק את הנתונים שאתה צוֹרֶך. לפני ההמרה, חברת התוכנה תספק לך מסמך מפורט של מה יומרה ולאן היא תגיע במערכת החדשה. הם גם יספקו לך הצעת מחיר ומספר שעות משוער שיידרש להמיר את הנתונים. זה הזמן לשאול כל שאלה שיש לך. אתה רוצה לוודא שאתה יודע בדיוק מה ממירים ומה העלות המשוערת, כך שלא יהיה בלבול לאורך כל הדרך.

מבחינה פנימית, חשוב לכל הצוות לאמץ את התוכנה החדשה. סביר להניח שהתוכנה תהיה שונה מאוד ממה שאתה רגיל להשתמש בו. זרימת העבודה, האופן שבו אתה ממלא הזמנות עבודה, האופן שבו אתה יוצר אנשי קשר חדשים, אפילו המינוח עשוי להיות שונה. לא משנה כמה זה שונה, חשוב להתחייב באופן מלא לתוכנה החדשה. אל תעקוב אחר זרימות עבודה ישנות או דרכי ביצוע משימות קודמות. אחרי הכל, החלפת תוכנות מסיבה מסוימת.

במהלך המעבר, חשוב גם שההנהלה הבכירה תתייעץ עם הצוות להישאר סבלנית. יישום מערכת חדשה דורש זמן ומאמץ. חשוב שכולם יקדישו את הזמן ללמוד את התוכנה ולקבל הדרכה. טעות גדולה היא דילוג על אימון. אתה הולך לאיבוד, מבולבל, פחות יעיל, ויש לך מיליון שאלות. הכשרה מתאימה היא המפתח למעבר חלק, מכיוון שאתה מאקלם את כל החברה שלך לתוכנה חדשה.

השלב האחרון לפני המעבר הרשמי הוא יצירת מדריך מדיניות לעובדים שלך. זהו חוברת קצרה המנחה את הצוות שלך כיצד להשתמש בתוכנה. החוברת צריכה לפרט כיצד להשתמש בתוכנה למשימות גדולות. כלול באילו קודים אתה רוצה להשתמש, אילו נתונים יש להזין, שיטות עבודה מומלצות וכו '. הצוות כולו צריך להשתמש בתוכנה באותו אופן, אחרת לא תהיה זרימת עבודה עקבית. מדריך מבהיר היטב כיצד לבצע את כל המשימות העיקריות.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *